A diferença entre planejamento rígido e adaptativo na segurança de eventos

Foram necessários três meses de planejamento, revisão do mapa de riscos e elaboração da rota de fuga para cada grupo do público. Mesmo assim, um evento de grande porte pode chegar ao dia da operação e enfrentar uma situação para a qual nada daquilo tinha resposta pronta.

O que ocorreu em um festival de médio porte, que serve de referência para quem atua com segurança institucional, ilustra bem tal situação. O plano previa fluxo de entrada, controle de acesso e resposta a emergência médica. No entanto, não previa que um protesto vizinho alteraria o trajeto de chegada do público a poucas horas do início. Ernesto Kenji Igarashi, especialista em segurança institucional e proteção de autoridades, descreve esse tipo de episódio para demonstrar que planejamento detalhado e operação bem-sucedida não são sinônimos.

É essencial compreender que a complexidade do evento influencia diretamente na eficácia da segurança proporcionada por um plano fechado antes da abertura dos portões. Para compreender a importância da capacidade de adaptação dos planos de segurança às mudanças que surgem durante a operação, é fundamental continuar a leitura.

Um plano completo que não previu a mudança de cenário

No caso do festival, a equipe de segurança contava com protocolos para situações como tumulto, mal súbito e falha de energia. No entanto, não havia um procedimento claro para redirecionar milhares de pessoas em poucos minutos sem gerar aglomeração em outro ponto crítico. Ernesto Kenji Igarashi analisa que tal tipo de lacuna não indica falha de planejamento, mas sim que planejamento e execução são etapas distintas, e que a distância entre antecipar um cenário provável e lidar com o que de fato acontece nunca chega a zero.

Foi justamente essa distância que se evidenciou quando o protesto vizinho alterou o trajeto de chegada do público. Diante da mudança, a coordenação da operação precisou decidir em minutos: manter os pontos de controle originais e arriscar gargalo ou reposicionar a equipe e a sinalização para o novo fluxo. A segunda opção envolvia a realocação de pessoas que já haviam sido designadas para funções específicas. Essa mudança seria eficaz apenas se cada indivíduo estivesse ciente de que poderia ser reassignado para outro cargo sem prejuízo da cobertura original.

Ernesto Kenji Igarashi

Na visão de Ernesto Kenji Igarashi, tal decisão somente é viável quando há uma margem de manobra prevista desde o início, não como um plano B engavetado, mas como parte integrante do projeto. Equipes que tratam o plano inicial como um documento final perdem tempo justamente no momento em que não podem se dar ao luxo de perder tempo.

Como identificar variáveis modificadas durante a operação para agir de forma eficaz?

A gestão de contingências não se caracteriza como mero improviso. Trata-se da capacidade de identificar, ainda durante a operação, qual variável foi modificada, que áreas serão afetadas e quem possui autoridade para decidir o ajuste sem a necessidade de validação de diferentes níveis hierárquicos.

No festival em questão, a decisão de reposicionar a equipe partiu de quem estava no ponto de controle, cuja autonomia para tal havia sido previamente definida. Conforme descrito por Ernesto Kenji Igarashi, a autonomia distribuída é o fator que distingue uma operação que absorve o imprevisto de uma que enfrenta obstáculos diante dele.

Além disso, uma contingência bem delineada também abrange a comunicação: quem avisa o quê, para quem, e em quanto tempo. Ademais, o protocolo estabelecia que quaisquer mudanças de trajeto fossem comunicadas por rádio a todos os pontos de controle em até dois minutos, com confirmação de recebimento de cada equipe. Na ausência desse fluxo, cada ponto da operação reage de forma isolada, e o reposicionamento se torna uma sequência de decisões desconectadas, em vez de uma resposta coordenada.

A importância do levantamento pós-evento para aprimorar o planejamento de grandes operações

Todo evento de grande porte deve ser encerrado com um levantamento das questões não previstas no plano original. Tal levantamento deve ser realizado de forma a fornecer material para a elaboração do próximo planejamento. É nesse ponto que a diferença entre plano rígido e planejamento adaptativo se torna mais evidente.

Um plano fechado tenta prever todos os cenários, porém, se a realidade não se alinhar ao planejado, o resultado pode ser insatisfatório. Um planejamento adaptativo pressupõe, desde o início, que uma parte do cenário será modificada, e estabelece margem, autonomia e comunicação para lidar com tal situação sem que haja perda de controle da operação como um todo.